Snimanje i pretvaranje dokumenta u elektronski format

Snimanje podataka i konverzija dokumenata jedna su od najvažnijih faza u pripremi dokumentacije za upotrebu u elektronskom obliku. Certifikovano rješenje za skeniranje i indeksiranje mScan pretvara svu standardnu dokumentaciju u elektronske podatke i dokumente izuzetno brzo i precizno. Vrijedni podaci prikupljaju se na jednom mjestu i spremni su za obradu i dalju upotrebu i dostupni su vam kad vam zatrebaju.

Postavljanje prijemne kancelarije idealno je rješenje za kompanije koje poštu primaju uglavnom u papirnom i elektronskom obliku, jer omogućava prikupljanje i pretvaranje dokumenata u jedan obrazac, odnosno e-dokument. Naravno, snimanje podataka nije ograničeno na pisane dokumente, ali kompanija ih može iskoristiti u svoju korist za naprednu digitalizaciju e-pošte, faksa i rukom napisanih dokumenata.

U kombinaciji sa sistemom dokumenata mDocs, prikupljanje, sortiranje, potpisivanje i distribucija dokumentacije vrši se u samo nekoliko koraka i uz najniže moguće troškove za kompaniju.

Ključne prednosti snimanja i pretvaranja dokumenata:

  • Upotreba naprednih alata za optičko prepoznavanje fonta (OCR).

  • Čitanje metapodataka iz strukturiranih, polustrukturiranih i nestrukturiranih dokumenata i obrazaca.

  • Alat OCR omogućava vam čitanje svih ili samo određenih podataka dokumenta.

  • Bolja preglednost dokumentacije.

  • Visoka tačnost i brzina preuzimanja dokumenata i pretvaranja podataka u elektronski format.

  • Izvoz podataka direktno u sistem dokumenata ili druge aplikacije, npr. ERP, CRM, ...

  • Povećana efikasnost e-dokumenata do 80%.

  • Smanjenje operativnih troškova i smanjenje rizika.

  • Poboljšanja interne kontrole i usklađenosti sa zakonodavstvom

  • ROI za 12 mjeseci ili čak brže.

Savremeno poslovanje nalaže stvaranje velikog broja dokumenata svih vrsta – obrazaca, računa, platnih lista, narudžbenica, otpremnica, pisama, ugovora, … Osigurati preuzimanje sve dolazne pošte i drugih dokumenata koji u kompaniju stižu na razne načine – redovnom poštom, faksom, lično ili e-poštom.

U zavisnosti od vaših potreba, možete se odlučiti za postavljanje vlastite prijave i korišćenje certificiranog rješenja za preuzimanje i provjeru valjanosti mScan-a, kao što je gore opisano, ili se možete odlučiti  za angažovanje usluge mZajem gdje koristite znanje i kapacitete Mikrografije.

Proces obuhvata podataka

Kvalitetnim alatom za optičko prepoznavanje sadržaja možemo prikupiti podatke iz sljedećih vrsta dokumentacije:

Postavljanje ulazne pisarnice rješava mnoga uska grla u javnoj upravi, statističkim uredima, bankarskim i financijskim institucijama, osiguranju, zdravstvu, energetici, transportu, logistici, trgovini, proizvodnji, obrazovanju i uslugama. Odlučite se za prikupljanje podataka i pretvorite dokumente u korisne poslovne informacije koje će vam biti dostupne s bilo kojeg mjesta i bilo kada. Snimanje podataka nikada nije bilo tako lako.

SNIMANJE NABAVNIH DOKUMENATA

Potpuno vođen i kontrolisan postupak od nabavke do plaćanja korisnicima donosi brojne prednosti:

  • automatizacija
  • visoka tačnost
  • smanjenje vremena potrebnog za ručni unos podataka
  • poboljšanje produktivnosti zaposlenih

Integracija sa finansijskim tokom rada ili sa informacionim sistemom dodatno poboljšava ukupni proces nabavke.

SNIMANJE ULAZNE POŠTE

Rješenje omogućava prikupljanje sve ulazne pošte koja u kompaniju stiže na različite rute:

  • redovnom poštom
  • faksom
  • uživo
  • e-mailom

Dokumenti primljeni u fizičkom obliku se skeniraju. U skladu s unaprijed postavljenim parametrima alata za preuzimanje, skenirani i drugi e-dokumenti se čitaju, klasificiraju, provjeravaju i izvoze u elektronski kontrolisani proces distribucije dolazne pošte.

SNIMANJE PRODAJNIH DOKUMENATA

Popularni snimljeni podaci o narudžbama daju odjelu prodaje potpunu kontrolu nad brzinom, efikasnošću i tačnošću procesa prodaje i kupovine.

To im omogućava povećanje prihoda i poboljšanje zadovoljstva kupaca i održavanje dugoročnih odnosa.

SNIMANJE OBRAZACA

Automatsko snimanje informacija različitih vrsta obrazaca:

  • papir
  • faks
  • internet
  • e-mail
  • digitalne slike

Mogućnost izvoza informacija u sistem podrške koji koriste korisnici.

ČESTO POSTAVLJENA PITANJA

Potrebno je imati odgovarajuću opremu koji omogućava skeniranje na ploči, jer to znači da dokument ne treba cijepati. Potreban vam je skener koji vam omogućava skeniranje s ravnom pločom. Razlika u skeniranju je samo u koraku snimanja.

Naravno, ovo je dio tehničkih zahtjeva koje navedete kao korisnik prilikom integracije. To je naravno moguće ako pozadinski sistem može preuzeti dokument putem mrežne usluge i prikazati ga. U zavisnosti od vaših  želja i tehničkih mogućnosti, uvijek pomažemo u pronalaženju najboljeg optimalnog načina da korisničko iskustvo bude što bolje za sve krajnje korisnike.

Automatsko prepoznavanje radi na principu rada i učenja. To znači da se u praksi strukturirani dokumenti čitaju prema prijedlogu, koji npr. Snima 75% svih računa na BHS jeziku. Ako se utvrdi da neki metapodaci (iznos, datum, …) nisu pravilno prepoznati, mScan će to automatski “naučiti” i od tada će moći ispravno čitati ovaj oblik računa. Naravno, na početku postoji malo ručnog rada, ali s vremenom je takvih slučajeva sve manje.

Dokumenta možete razdvojiti na više načina – ručno, sa bar kodom, po sadržaju, … Dakle, u jednoj zbirci na kraju može biti nekoliko dokumenata ili. u praksi to znači i više PDF-ova.

Da, pristup može biti potpuno identičan. Uz moderne internetske veze više nema problema s pristupom velikim dokumentima. Sam pristup i aplikacija su isti u oba slučaja. Sve naše aplikacije (osim mScan-a) su web aplikacije, tako da ih možete koristiti na isti način, bez obzira na serveru na kojem se nalaze dokumenti. Još jedna prednost web aplikacija je što ih možete koristiti na bilo kojem uređaju (računaru, tabletu, mobilnom telefonu).

Da, ne tako davno, zajedno s Imagine, izvršili smo integraciju rješenja mScan (certificirani softver za skeniranje, snimanje i provjeru valjanosti) i mSef (certificirano e-skladištenje). Rješenje je napravljeno na takav način da je mScan rješenje koje se integrira u Imagine dokument sistem za sve dokumente koji se preuzimaju kao pošta, a dokumenti se nakon potvrde pohranjuju u mSef.

Ko smo delali predloge za optično prepoznavo določenih dokumentov smo bili pri OCR vezani na to kje na dokumentu se podatek nahaja. ICR je šel korak naprej, s tem, da se, ko je dokument poskeniran prebere celoten tekst na dokumentu in na podlagi vzročnih povezav lahko vemo kateri podatek je pravilen, npr. na računu imamo več datumov (datum storitve, datum plačila, datum izdaje,…). Z logiko vemo da je prvi datum na računu datum opravljene storitve, zadnji datum na računu pa je datum plačila. Z algoritmi lahko vnaprej določimo za kakšen podatek gre in s tem močno skrajšamo čas validacije dokumenta.

Prilikom preuzimanja strukturiranih dokumenata, lokacija podataka je poznata i preuzimanje je mnogo lakše. Prilikom preuzimanja nestrukturiranih podataka potrebno je uvesti logiku pretraživanja metapodataka na osnovu ključnih riječi, oblika pretraživanih podataka (datum, broj, količina, …), veza između različitih podataka, kao što su proračuni između podataka, udaljenost između njih, pozicija na dokumentu (datumi na gornjoj polovini, iznosi u donjoj polovini, gornja lijeva polovina primoca i slično,…).

U zavisnosti od toga da li ste kompanija ili ste dio javnog sektora. ZVDAGA i njegova uredba propisuju da se u procesu moraju koristiti certificirani hardver i softver. Idealno bi bilo da se pretvaranje u dugoročno arhiviranje izvrši od samog početka. Ako to nije učinjeno odmah na početku, potrebno je to učiniti nakon 5 godina, ako je dokument prema tipu / prirodi klasifikacijskog plana, potrebno ga je čuvati 5 godina ili duže. Konverzija u digitalni oblik mora ispunjavati iste uslove upotrebe kao i originalni dokumenti. Konačno, mora se osigurati sigurno dugotrajno arhiviranje. Interna pravila su obavezna za javne subjekte, jer samo odobrena interna pravila omogućuju vam uništavanje dokumentacije. Za ekonomiju, u idealnom svijetu, slijedite odredbe ZVDAGA-e i propise, ali možete priuštiti znatno više, jer su stvari koje nisu zakonom određene vaša poslovna odluka. Uzimajući primjer finansijske institucije, ima smisla da te institucije napišu interna pravila samo za dio dokumentacije, a ne za cjelokupno poslovanje (npr. Dokumentacija sa šaltera banaka). Organizacija mora procijeniti gdje je dokumentacije najviše, a gdje je poslovni rizik najveći.

mScan podržava višestruke mogućnosti integracije. Rezultat skeniranja dokumenata (skupa metapodataka) obično se zapisuje u obliku xml dokumenata. mScan omogućava integraciju s aplikacijama koje podržavaju web usluge ili nam omogućavaju pisanje dokumenata u tablicu. Potreban je tehnički sporazum u vezi s sprovođenjem integracije, gdje klijent određuje sadržaj onoga što želi postići integracijom.