Moderne Benutzeroberfläche

  • Zertifiziert durch das Archiv der Republik Slowenien.

  • Standardisierung von Arbeitsprozessen (Bestätigung von Rechnungen, Erfassung von Post, ...).

  • Audit Trail für alle Änderungen und Einblicke in die Dokumente.

  • Einfache und erweiterte Suche ermöglicht es Ihnen, schnell Ergebnisse zu erhalten.

  • Verschlüsselung von Dokumenten zum Schutz vor unbefugtem Zugriff.

  • Zugriff auf Dokumente durch autorisierte Personen, überall und jederzeit.

  • HTML5 - responsive auf allen Geräten.

  • Geringere Arbeitskosten und Speicherung von Dokumenten im E-Format.

Das Dokumentensystem mDocs ist eine hochmoderne Lösung für das elektronische Dokumentenmanagement im Unternehmensumfeld.

mDocs zeichnet sich durch seinen modularen Softwareaufbau aus, der Upgrades und Erweiterungen im Einklang mit der Geschäftsentwicklung und dem Wachstum ermöglicht.

Die Oberfläche lässt sich sehr einfach an das Farbschema Ihres Unternehmens anpassen. Das Dokumentensystem ist so konzipiert, dass verschiedene Workflows jederzeit hinzugefügt und erweitert werden können. Sie können Prozesslösungen nach und nach hinzufügen, falls Sie ein schrittweises Vorgehen bevorzugen, oder Sie können sich dafür entscheiden, alles auf einmal zu implementieren.

Ziel ist es, die Arbeitsabläufe zu optimieren und die Dokumentation für alle an einem Arbeitsprozess Beteiligten transparenter und zugänglicher zu machen.

Unendliche Möglichkeiten der Integration und Verbindung

  • mit Ihrer Softwarelösung (RESTful, API)

  • mit unseren Lösungen (mScan, mSign, mSef, ...)

  • mit Lösungen von Drittanbietern (ERP, CRM, Portal, ...)

mDocs dient dazu Arbeitsabläufe zu optimieren und die Dokumentation für alle an einem Arbeitsprozess Beteiligten transparenter und zugänglicher zu machen.

Datenerfassung

Die Dokumentenquelle ist für mDocs nicht wichtig. Die Dokumente können in physischer Form erfasst oder in einer bestehenden elektronischen Form in das System übernommen werden.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten Dokumente zu erfassen und zu mDocs hinzuzufügen:

  • Scannen von Papierdokumenten
  • Hinzufügen von elektronischen Dokumenten
  • Übertragung von Dokumenten über Clients (E-Mail-Client, MS-Office-Tools, …)
  • Übertragung über Softwarelösungen von Drittanbietern mit ordnungsgemäß implementierter Integration

Die Dokumentenerfassung kann auch automatisiert werden. Somit können Sie schneller und genauer arbeiten. Wir können jede Einzel- oder Massenerfassung z. B. per E-Mail, von Netzwerkstandorten, oder mit der Scan- und Validierungssoftware mScan durchführen.

Prozess-Lösungen

mMail

mMail

Kontrolle der eingehenden, ausgehenden und internen Post in elektronischer Form.

mRechnung

mRechnung

Verwaltung und Validierung von Rechnungen.

mVertrag

mVertrag

Verwaltung von vertraglichen Verpflichtungen leicht gemacht.

mISO

mISO

Verwaltung von internen Akten und ISO-Dokumenten.

mAbsence

mAbsence

Ständiger Einblick, Aufzeichnung und Kontrolle über die Abwesenheit der gesamten Organisation.

mOrders

mOrders

Enthält: mCase, mEingangspost, mInterner Postverkehr, mAusgangspost.

mHR

mHR

Alle Dokumente über Mitarbeiter werden an einem Ort aufbewahrt.

mReiseauftrag

mReiseauftrag

Vorbereitung von Reiseaufträgen.

mGOV

mGOV

Contains: mCase, mIncoming mail, mInternal mail, mOutgoing mail.

Benutzerdefinierter Prozess

Benutzerdefinierter Prozess

Ein Modul, das nach den Wünschen und Bedürfnissen des Kunden entwickelt wurde.

Solutions and modules

mMail - Kontrolle der eingehenden, ausgehenden und internen Post in elektronischer Form

  • Schnelle und einfache Postverteilung unabhängig vom Standort des Empfängers.
  • Automatische Verteilung der eingegangenen Post auf Rechnungen, Bestellungen und Verträge schon bei Posteingang.
  • Möglichkeit, die Post an einen anderen Benutzer oder Mitbenutzer weiterzuleiten oder falsch zugeordnete Post zurückzuweisen.
  • Versenden ausgehender Post an mehrere Empfänger.
  • Die Post wird der zuständigen Person (einem registrierten Benutzer) zugewiesen. Anschließend wird die Post zur Bestätigung bereitgestellt, oder an eine andere Postadresse weitergeleitet. Somit wir der Prozess abgeschlossen, was nur von der zuständigen Person durchgeführt werden kann.
  • Erstellen von Ausgangspost aufgrund von Standardvorlagen.
  • Konvertierung von Anhängen ins PDF/A-Format zur Langzeitarchivierung.
  • Suche nach dem gesamten Inhalt des Dokuments – „Volltextsuche“, einschließlich der Anhänge.
  • Verknüpfung von Mails mit anderen Dokumenten (Vertrag, Projekt, Bestellung, …).

mInvoice - Verwaltung und Validierung von Rechnungen

  • Richten Sie einen Prozess zur Validierung empfangener und ausgestellter Rechnungen in Übereinstimmung mit den internen Regeln der Organisation ein.
  • Der Prozess der Rechnungsfreigabe ermöglicht die Bestätigung durch den Verantwortlichen für Finanzen und eine beliebige Anzahl von weiteren Bestätigern – nach der Freigabe wird die Rechnung geschlossen.
  • Es besteht auch die Möglichkeit einer parallelen Bestätigung, eine Bestätigung des Stellvertreters bei Abwesenheit des Mitarbeiters, und eine Ablehnung oder Weiterleitung fehlerhaft eingegangenen Rechnungen.
  • Wird im Dokumentensystem eine externe Rechnungserstellungsquelle verwendet (z.B. Scanner), ist es nicht notwendig, eine Rechnung zu erstellen, da der Rechnungsprozess im Dokumentensystem automatisch mit der Validierung beginnt.
  • Verbindung der Daten mit dem bestehenden Informationssystem einer Organisation (ERP, e-storage, CRM).
  • Anzeige von Anhängen direkt in der internen Ansicht (EasyView).
  • Sie können zwischen verschiedenen Arten von Rechnungen wählen: Gutschrift, eRechnung, Dokument, Rechnung, Kostenrechnung (im Inland, im Ausland).
  • Möglichkeit der Ansicht/Bestätigung und Weiterleitung der Rechnung über mobile Geräte.
  • Möglichkeit der Verwaltung über eine Web-Schnittstelle zur Erstellung des Anhangs, Projekte im Zusammenhang mit dem Vertrag) und schnelle Verbindung der Vertragsdokumentation mit anderen Modulen.
  • Informieren und Erinnern über Aktivitäten im Zusammenhang mit Verträgen und Mahnungen.
  • Nach Ablauf der Vertragslaufzeit können Verträge archiviert werden (später können sie wieder in gültige Verträge umgewandelt, bearbeitet, Anhänge hinzugefügt, der Vertrag storniert oder neu archiviert werden).
  • Es ist möglich, in Dokumente einzusehen, Einträge hinzuzufügen und nach Metadaten zu suchen.

Funktionale Erweiterungen

Die elektronische Signatur mSign ist eine technologisch ausgereifte und sichere, praxiserprobte Lösung, mit der Sie enorme Einsparungen bei den Betriebskosten erzielen, gleichzeitig die gesetzlichen Anforderungen an die Sicherheit erfüllen und eine nachträgliche Aberkennung der Glaubwürdigkeit sowie unberechtigte Eingriffe in die bereits beglaubigten Dokumente verhindern.

 

Es handelt sich um eine Softwareplattform, die die Erstellung und Prüfung elektronischer Signaturen innerhalb der mDocs-Lösung (Dokumentensystem, DMS) erleichtert, aber auch unabhängig als eigenständiges Portal genutzt werden kann. Sie können mSign auch in Ihre wichtigsten Geschäftsanwendungen integrieren (CRM, DMS, HR-Modul, Unterzeichnung von Dokumenten über ein Webformular usw.).

 

Die mit mSign erfasste elektronische Unterschrift ist der handschriftlichen Unterschrift rechtlich gleichwertig. Das Produkt unterliegt außerdem dem Zertifizierungsverfahren der EU-Verordnung EIDAS.

mScan ist eine zertifizierte Lösung, die es Ihnen ermöglicht, Daten aus verschiedenen Quellen wie einem Scanner, einer E-Mail oder einem Dateisystem zu erfassen. Papierdokumente können einfach mit einem Scanner gescannt werden. Die Erfassung von Dokumentendaten ist auch für Anhänge möglich, die Sie per E-Mail erhalten. Im Dateisystem wird die Erfassung aus einem vordefinierten Ordner definiert, und mScan kann TiFF-, BMP-, JPEG- oder PDF-Dateien abrufen.

mScan unterstützt auch die vollständige Integration mit dem Dokumentenmanagementsystem mDocs und der E-Speicherung mSef. Es bietet die Möglichkeit, Inhalte in andere Systeme und Anwendungen (Alfresco, Dropbox, …) zu exportieren, was die Arbeit mit Dokumenten, die schnell im Dokumentenmanagementsystem oder eArchiv abgelegt werden können, zusätzlich beschleunigt und vereinfacht

 

 

Nach dem Scannen erkennt das System die Metadaten. Es kann strukturierte, halbstrukturierte und unstrukturierte Dokumente auf der Grundlage von Erkennungsregeln und Kundenanforderungen erkennen. Die Erstellung von Indexfeldern und entsprechenden Erkennungsregeln erfolgt durch den Administrator oder den mScan-Anbieter.

Wichtigste Funktionalitäten:

  • Erstellung und Verwendung mehrerer Projekte und mehrerer Aufträge innerhalb eines Projekts (jedes Projekt und jeder Auftrag hat seine eigenen Einstellungen).
  • Verschiedene Möglichkeiten der Dokumentenerfassung (Scannen, Dokumentenimport über Hot Folder, Nutzung von Web Services, …).
  • Verschiedene Dokumentenformate (Papier, elektronisches Dokument, EDI-Dateien, …).
  • Automatische Trennung von Dokumenten durch Barcodes, Patchcodes, leere Blätter, Anzahl der Seiten oder beliebige benutzerdefinierte Dokumententrenner.
  • Bearbeitung der gescannten Dokumente (Drehen, erneutes Scannen, Aufteilen, Zusammenführen, automatisches Löschen von Leerseiten, Farbausfälle, Kantenkorrektur, automatische Dokumentendrehung, …).
  • Benutzerdefinierter Export in verschiedene Dateiformate wie TIFF, JPG, PDF, PDF/A, XML, Web Services, … Es unterstützt auch Volltexterkennung beim Exportieren von Dokumenten und Dokumentenkompression.
msoutlook_logo

Das Modul mDocs4Outlook sorgt dafür, dass E-Mails aus dem E-Mail-Client direkt in das Dokumentensystem übertragen werden. Der Benutzer bestimmt, welche E-Mails er in das Dokumentensystem übertragen möchte. Je nach Einstellung können auch folgende Informationen automatisch an mDocs übergeben werden (zusätzlich zu den Beschreibungsfeldern):

Anhänge in ihrer ursprünglichen Form

  • der Inhalt der E-Mail im MS Office Word-Format (docx)
  • der Inhalt der E-Mail im PDF-Format
  • die vollständige E-Mail mit Anhängen im EML-Format

Mit dem mDocs4Outlook Add-In können Sie die Dokumentdaten direkt aus einem E-Mail-Client heraus betrachten. Sie können das Dokument bestätigen oder ablehnen, ohne MS Outlook zu verlassen.

Mit der Erweiterung EASY View Plus können Sie über 300 verschiedene Formate von Anhängen konvertieren und anzeigen, von denen einige nur selten verwendet werden. Zum Beispiel können Sie Microsoft Office für Vorlagen, Open Office-Formate, Bilder, E-Mails und AutoCAD anzeigen. Gleichzeitig bietet sie konfigurierbare Adapter/Schnittstellen für Formate, die standardmäßig nicht unterstützt werden. Die Erweiterung ist praktisch, wenn sie in mDocs auf mobilen Geräten und auf Stationen verwendet wird, auf denen keine Software zum Öffnen bestimmter Arten von Anhängen installiert ist.

Laden Sie einen MS Office-Anhang in mDocs hoch und sehen Sie ihn beim nächsten Mal als PDF an.

Unterstützte Formate:

  • Microsoft Office
  • Offenes Büro
  • Bilder
  • E-mails
  • AutoCAD
  • andere Formate (mit konfigurierbaren Adaptern)

Das Modul mPrint ermöglicht die Konvertierung von Bildern und MS-Office-Formaten in ein rechtskonformes Format für die Langzeitspeicherung von PDF/A. Während der Konvertierung wird eine OCR (optische Zeichenerkennung) auf dem Dokument durchgeführt.

Dienst zur Übertragung verschiedener Dateien und Daten zwischen Softwarelösungen. Die Lösung ist insbesondere für diverse Integrationen mit Drittsystemen notwendig.

Cloud oder vor Ort? Wir bieten beides an.

Die mDocs-Cloud-Lösung ist praktisch dasselbe wie die On-Premise-Lösung, mit dem Unterschied, dass sie sich in einem hochsicheren Rechenzentrum befindet, das unserem Unternehmen gehört, und dessen Funktion darin besteht, einen kontinuierlichen Betrieb zu ermöglichen.

Für weniger anspruchsvolle Prozesse haben wir eine sehr nützliche Benutzeroberfläche für den Administrator auf der Kunden-Seite entwickelt, der in den Prozessablauf eingreifen und bestimmte Parameter im Handumdrehen anpassen kann (je nach Rechten und internen Verfahren).

Machen Sie einen Schritt in Richtung papierloses Büro und wählen Sie das Dokumentenmanagementsystem, das Ihrer Organisation einen Mehrwert bringt. Die Besten arbeiten papierlos. Werden auch Sie einer von den Besten in Ihrem Geschäft!
NEHMEN SIE KONTAKT MIT UNS AUF, WENN SIE INTERESSE AN MDOCS HABEN!