Erfassen und Umwandeln von Dokumenten in digitale Form

Scannen von Dokumenten bedeutet in der Regel eine Digitalisierung des Inhalts, d. h. die Erfassung von Daten aus den Dokumenten.

Mit dieser Methode können Unternehmen die Geschwindigkeit der Bearbeitung von Geschäftsdokumenten deutlich erhöhen und die Effizienz der Mitarbeiter steigern. Bei Mikrografija werden die gescannten Bilder mit dem »Capturing«, d.h. OCR-Tool verarbeitet, so dass der Kunde eine Volltextsuche durchführen kann.

Nutzen Sie Datenerfassung um:

  • Dateneingabe zu beschleunigen und den Zeitaufwand für die Bearbeitung von Dokumenten zu reduzieren.

  • Kosten für die Eingabe der Daten in das Informationssystem zu senken.

  • Hohe Genauigkeit und Geschwindigkeit der Dokumentenerfassung und Konvertierung der Daten in ein elektronisches Format.

  • Verwendung fortschrittlicher OCR-Tools (optische Zeichenerkennung).

  • Export von Daten direkt in das Dokumentensystem oder andere Drittsysteme (ERP, CRM, ...).

  • Minimieren Sie die Fehlerwahrscheinlichkeit und entdecken Sie mögliche Fehler bereits zu Beginn des Prozesses (fehlende Daten, ...).

  • Verwenden Sie Codelisten für eine schnellere Dateneingabe und -kontrolle.

  • ROI innerhalb von 12 Monaten oder früher.

Warum sollte das Scannen und Erfassen von Daten in die Hände von Spezialisten gelegt werden?

Um eine hervorragende und fehlerfreie Arbeit zu leisten und Ihnen Zeit zu ersparen. Außerdem sind wir eines der wenigen Unternehmen, das auch die schwierigsten Aufgaben bewältigen kann. Das beweist die Tatsache, dass es uns innerhalb von sechs Monaten gelungen ist, die Daten von mehreren Millionen von Dokumenten zu erfassen.

Die optische Zeichenerkennung macht es möglich, entweder den vollständigen Text oder Teiltexte im Dokument zu finden, was die Suche beschleunigt und auch die Notwendigkeit einer manuellen Klassifizierung der Dokumente verringert bzw. ganz überflüssig macht.

Darüber hinaus unterstützen unsere technischen Lösungen die Massenerkennung von eindeutigen Elementen/Zeichen (d.h. Identifikatoren) aus einem bestimmten Dokument, z.B. Strichcodes.

mCapture-Verfahren

In der modernen Geschäftswelt werden zahlreiche Dokumente aller Art erstellt – Formulare, Rechnungen, Gehaltsabrechnungen, Bestellungen, Lieferscheine, Briefe, Verträge,… Sorgen Sie für die Erfassung aller eingehenden Post und anderer Dokumente, die Ihr Unternehmen über verschiedene Kanäle erreichen – per Post, Fax, persönlich oder per E-Mail.

Je nach Bedarf können Sie sich entscheiden, Ihre eigene Poststelle einzurichten und eine zertifizierte Lösung für die Erfassung und Validierung von mScan zu nutzen, oder mCapture Service nutzen, bei dem Sie das Wissen und Kapazitäten von Mikrografija nutzen.

Der Prozess mit der Eingangspost

Erfassung von Daten aus verschiedenen Arten von Dokumenten

Eine Erfassung und Konvertierung von Dokumenten sind zwei der wichtigsten Phasen im Prozess der Dokumentenvorbereitung für die digitale Nutzung.

Der Service mCapture ist ideal für Unternehmen, die Post überwiegend in Papier und elektronischer Form erhalten, da er die Erfassung und Konvertierung von Dokumenten in eine einheitliche Form, einen E-Dokument ermöglicht. Diese Dokumente sind im Dokumentenmanagementsystem zugänglich und stehen allen Mitarbeitern mit entsprechender Freigabe zur Verfügung. Da mCapture fortschrittliche Werkzeuge zur optischen Zeichenerkennung (d.h. OCR) verwendet, zeichnet es sich durch bemerkenswerte Präzision und Geschwindigkeit bei der Dokumentenerfassung und Umwandlung von Daten in digitale Form aus.

In Kombination mit dem Dokumentenmanagementsystem mDocs erfolgt die Erfassung, Klassifizierung, Signierung und Versendung in wenigen Schritten und mit minimalen Kosten für das Unternehmen.

Die mCapture Lösung beseitigt Engpässe in der öffentlichen Verwaltung, in statistischen Ämtern, bei Banken und Finanzinstituten, im Versicherungswesen, im Gesundheitswesen, im Energiesektor, in Transport und Logistik, im Handel, in der Fertigung, in Schulen und im Dienstleistungssektor. Entscheiden Sie sich für die Datenerfassung und die Umwandlung von Dokumenten in nützliche Geschäftsinformationen, die von überall und jederzeit verfügbar sind. Datenerfassung war noch nie so einfach.

Mit einem hochwertigen OCR-Tool können wir Daten aus folgenden Dokumententypen erfassen:

ERFASSUNG VON EINKAUFSDOKUMENTEN

Das vollständig verwaltete Verfahren vom Einkauf bis zur Zahlung bringt zahlreiche Vorteile mit sich:

  • Automatisierung
  • hohe Präzision
  • weniger Zeitaufwand für manuelle Dateneingabe
  • erhöhte Produktivität der Mitarbeiter

Durch die Integration mit dem Finanz-Workflow/Informationssystem wird der gesamte Einkaufsprozess verbessert.

ERFASSUNG DER EINGANGSPOST

Die Lösung ermöglicht Erfassung der gesamten Post, die das Unternehmen über verschiedene Kanäle erreicht:

  • per normaler Post
  • per Fax
  • durch persönliche Übergabe
  • per E-Mail

Die in physischer Form eingehenden Dokumente werden gescannt. Die gescannten Bilder und andere E-Dokumente werden gelesen, klassifiziert, überprüft und in einen digital verwalteten Prozess entsprechend den voreingestellten Parametern verarbeitet und verteilt.

ERFASSUNG VON VERKAUFSDOKUMENTEN

Die bevorzugte Erfassung von Auftragsdaten ermöglicht der Verkaufsabteilung eine vollständige Kontrolle über die Geschwindigkeit, Effizienz und Genauigkeit der Verkaufs- und Einkaufsprozesse, wodurch die Einnahmen gesteigert und die Kundenzufriedenheit verbessert werden können.

ERFASSUNG VON FORMULAREN

Automatische Erfassung von Informationen auf verschiedenen Formularen:

  • Papier
  • Fax
  • Internet
  • E-Mail
  • Digitale Bilder

Ermöglicht exportierung der Informationen in die Informationssysteme der Benutzer.